Compliance scan voor erkende referenten bij de IND
Als erkend referent bij de IND heeft u een zorgplicht, administratieplicht en informatieplicht. Met onze Compliance Scan die verder gaat dan alleen een dossiercontrole, krijgt u snel en volledig inzicht of uw organisatie aantoonbaar voldoet aan alle verplichtingen.
Zo voorkomt u risico’s op waarschuwingen, boetes of zelfs intrekking van uw erkenning als referent. Onze scan geeft u zekerheid, rust en concrete verbeterpunten.
Wat is een Compliance Scan voor erkende referenten?
Een Compliance Scan is een tool waarmee wij uw organisatie doorlichten op de kernverplichtingen van het erkend referentschap bij de IND:
-
Zorgplicht – begeleidt u kennismigranten en onderzoekers op de juiste manier?
-
Administratieplicht – zijn alle documenten compleet en correct gearchiveerd, inclusief arbeidsovereenkomsten en loonstroken?
-
Informatieplicht – meldt u tijdig en volledig wijzigingen aan de IND, zoals beëindiging van dienstverbanden of salariswijzigingen?
-
Salariscriteria en bewijslast – voldoet u aantoonbaar aan de salarisdrempels en zijn diploma’s en contracten juist vastgelegd?
Met de Compliance Scan brengen wij dit helder en gestructureerd in kaart. Zo weet u direct of uw dossiers en interne processen op orde zijn en voorkomt u dat een IND-controlebezoek leidt tot waarschuwingen, boetes of zelfs intrekking van uw erkenning als referent.
Waarom is een Compliance Scan belangrijk voor erkende referenten?
De IND kan uw organisatie op elk moment onderwerpen aan een controlebezoek of dossieronderzoek. Worden er tekortkomingen gevonden in de naleving van uw zorgplicht, administratieplicht of informatieplicht, dan kan dit ernstige gevolgen hebben:
-
⚠️ Schorsing of intrekking van uw erkenning als referent – tot wel vijf jaar lang geen kennismigranten of onderzoekers meer aannemen.
-
⚠️ Intrekking van verblijfsvergunningen – met directe gevolgen voor medewerkers en hun families.
-
⚠️ Waarschuwingen of bestuurlijke boetes – bij overtreding van verplichtingen.
-
⚠️ Kosten en reputatieschade – door terugkeer of uitzetting van werknemers en een beschadigd imago.
Met een Compliance Scan voorkomt u dat kleine administratieve of procedurele fouten leiden tot grote consequenties. U toont aan dat uw organisatie betrouwbaar, zorgvuldig en toekomstbestendig opereert, precies zoals de IND dat verwacht van een erkend referent.
Hoe werkt onze Compliance Scan voor erkende referenten?
Onze aanpak is helder en gestructureerd. Met de Compliance Scan doorlopen wij een volledig traject waarmee u exact weet waar uw organisatie staat en welke verbeteringen nodig zijn om aantoonbaar te voldoen aan de verplichtingen van het erkend referentschap.
Ons 4-stappenplan:
- Inventarisatie
We verzamelen, beoordelen en brengen de huidige processen in kaart. - Controle
Uw organisatie wordt gecontroleerd op de kernverplichtingen van de IND: zorgplicht, administratieplicht, informatieplicht, salariscriteria en bewijslast. - Analyse & rapportage
U ontvangt een overzicht met concrete bevindingen: sterke punten, tekortkomingen, risico’s en aanbevelingen. - Bespreking & advies
Tijdens een persoonlijk adviesgesprek geven wij praktische handvatten en prioriteiten om uw processen structureel te verbeteren en compliant te blijven.
⚠️ Disclaimer:
Wij zijn géén toezichthouder en zijn niet werkzaam bij de IND en nemen geen beslissingen. Onze voorbereiding is een inspanningsverplichting: wij toetsen op de officiële openbare kaders, maar de IND bepaalt altijd zelf de uitkomst van een controlebezoek.
Wat levert een Compliance Scan uw organisatie op?
De Compliance Scan geeft u meer dan alleen inzicht.
Het is een investering in continuïteit, zekerheid en betrouwbaarheid als erkend referent bij de IND.
De belangrijkste voordelen:
✅ Voorkom mogelijke sancties en boetes – ontdek en herstel tekortkomingen vóór een IND-controle.
✅ Behoud van erkenning als referent – minimaliseer het risico op schorsing of intrekking.
✅ Efficiëntere interne processen – door duidelijkheid in verantwoordelijkheden en archivering.
✅ Meer zekerheid en rust – u weet dat u voldoet aan zorgplicht, administratieplicht en informatieplicht.
✅ Sterkere positie richting IND – u toont aan dat uw organisatie proactief en zorgvuldig handelt.
✅ Concreet verbeterplan – met praktische aanbevelingen en prioriteiten die direct uitvoerbaar zijn.
Veelgestelde vragen over de Compliance Scan voor erkende referenten
Werkt Joinwise samen met de IND of treedt u op als toezichthouder?
Nee. Wij zijn geen onderdeel van de IND en wij treden niet op als toezichthouder. Onze Compliance Scan is een voorbereidingstraject: wij baseren ons op de verplichtingen en controleonderdelen die de IND zelf openbaar heeft gemaakt. Alleen de IND voert officiële controlebezoeken uit en beslist over de uitkomst daarvan.
Is een Compliance Scan verplicht voor erkende referenten?
Nee, de Compliance Scan is niet verplicht. Wel is het een waardevolle manier om tijdig inzicht te krijgen of u voldoet aan de verplichtingen van het erkend referentschap. Zo voorkomt u dat tekortkomingen pas aan het licht komen tijdens een IND-controlebezoek.
Waarop toetst de Compliance Scan precies?
Wij toetsen op alle kernverplichtingen die de IND stelt: zorgplicht, administratieplicht, informatieplicht en naleving van salariscriteria. Ook kijken wij naar de volledigheid van dossiers en interne werkprocessen.
Wat gebeurt er als de Compliance Scan tekortkomingen aan het licht brengt?
U ontvangt een duidelijk rapport met aanbevelingen. Daarnaast bespreken we samen hoe u verbeteringen kunt doorvoeren. Zo bent u voorbereid en compliant voordat de IND een controle uitvoert.
Hoe vaak is het verstandig om een Compliance Scan uit te voeren?
Wij adviseren om minimaal één keer per jaar een Compliance Scan te doen. Zeker als uw organisatie groeit of veel wisselingen kent in dossiers, voorkomt dit dat kleine fouten zich opstapelen tot grote risico’s.
Voor wie is de Compliance Scan geschikt?
Voor alle organisaties die als erkend referent staan geregistreerd bij de IND, waaronder werkgevers van kennismigranten, onderzoeksinstellingen, universiteiten en opleidingsinstituten.
Direct in je inbox
Praktische tips, updates en adviezen voor erkende referenten
Ontvang maandelijks:
👨🏼⚖ Belangrijke wijzigingen in de IND-regels
📄 Handige stappenplannen en checklists
💡 Praktijkcases en tips